こうすればうまくいく!上司と部下の報連相2

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こうすればうまくいく!上司と部下の報連相

前回は、報連相は新人のしつけだけではなく、経営者を含めた社員全員の社内コミュニケーションとして考えてみるとし、その報連相をその人の立場に見合った高いレベルにするために、

  1. 目的思考
  2. 相手や環境を考える
  3. 自己のあり方を見直す

3つの視点を挙げてみました。
今回は特に目的思考について考えたいと思います。

目的を意識すれば質が変わってくる。

仕事には「仕事の量と質」という区分があるといえます。
量とは絶対的な数の多さ、単純作業であろうがデスクワークであろうが最低限かかる手間というイメージでしょう。
質はということになると、例えば美味しいパンを作るためにその過程でどんな工夫をしたか、適切に対策を考え実行したかにより、良し悪しの違いが出るということでしょうか。
"仕事ができる人"はどんなことも「それは何のためにするのか」が明確になっています。
ただ単にパンを作る、ではなく美味しいパンとは、どんなパンが美味しいのか、誰にとって美味しいのか、売れるためには何が必要か、コストとのバランス等を追求してこそ質が高まるといえるでしょう。

これを報告という行為になぞらえれば、例えば営業マンが売上見込みの報告を求められた時にはその根拠が付帯されてこそ意味があり、また売上結果であれば達成した理由、未達成だった理由の分析を付けることは必要でしょう。
数字を述べるだけではその報告が何のためにされなければならないのか、という意味に落ち度があるといえます。
同じく連絡にしても、例えば今期の売上は課内であと500万円上積みするようにという連絡(指示)があったとして、ただ数字を言われただけでは、もう今でも精一杯なのにそんなことを達成するのは無理、となりかねない。しかし、あとそれだけ上積みできれば全社目標が達成できてボーナスが増える、とわかれば、何としてもやろうというという気になる可能性があります。
目的を明らかにするだけで連絡の意義が違ってきます。
このように「何のために」を意識することは、報連相のレベルを高め、仕事の質を高めることに繋がります。

会議でも

会議は報告であったり、連絡であったり、相談(話し合い)であったり、その中身は色々考えられます。
しかし会議でよく行き詰ったり、脱線ばかりだったり、結論があやふやのままになったり...という経験はありませんか。それは、参加者に会議の目的が認識されていないからです。
報告をするための会議なのか、何かを導き出すための話し合いなのか、イベントの段取りをするための会議なのか...様々な目的で開かれます。
会議主催者は当たり前に思っていることでも参加者全員が共通認識を持っているとは限りません。
会議を招集するときと始まるときに、この会議は何のために開かれるのかを参加者に確認することで認識が生まれます。

チームワークとは

人が複数人、ただいるだけではチームとはいえません。
しかし、例えばみんなで一緒に部屋をきれいにする、という目的(仕事)を与えられたときにはその人々は共通の目的を持ったチームとなり部屋の掃除を始めることになります。
共通の目的を持って仕事(ワーク)をするから、チームになる。チームワークは目的を持った人々により形成されます。
チームを任された立場の人にはこのチームワークの意味を認識すれば組織運営の根本がわかりやすいかもしれません。

Tosimitu Nagusa

Column
Profile

1964年生まれ(大阪府出身):産業機械メーカーにて営業職として1,000以上の現場に携わる。15年間の勤務中に駐在所所長、支店長代行を経験。2003年に独立し、社会保険労務士開業登録。以降、製造業や商社、サービス業など幅広い分野を関与先とし、社会保険労務士業・人事コンサルタント業(労務問題、就業規則策定、人事評価制度の見直し、企業内研修等)で活動中。企業人としての経験から、労務管理による組織の信頼関係の構築、目標を達成できる組織づくりへの支援を目指す。講演/執筆等多数。