こうすればうまくいく!上司と部下の報連相3

社内コミュニケーションである報連相を高いレベルにするための3つの視点

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  1. 目的思考
  2. 相手や環境を考える
  3. 自己のあり方を見直す

前回は「目的思考」について考えましたが、今回は「相手や環境を考える」という視点について考えます。

発信すれば完了!ではない!

連絡するときは相手に何かを伝えようとして、もしくは聞いてもらおうとして発信をします。
しかし、いつも確実に伝わるようにしているでしょうか。

「メールをしてあるから伝わっているよ」
「話したからわかっている」

という思い込み。
発信をしたらそれで大丈夫でしょうか。

メールがもし迷惑メールのボックスに入っていたら?
話したといっても相手はうわの空ではなかったか?

通じて当たり前、がトラブルのもとになることはよくあることですね。
重要案件に関しては、受信されたかどうかの確認をすることは基本です。

さらに、文面や言葉が伝わるだけでなくその意味まで伝わってこそ本当に伝わったといえます。
緊急性、困難さや意図が伝わっているかどうかまで確認したいところです。
本意が伝わっていなくて相手がなかなか動いてくれずイライラ...私は経験していますがみなさんはどうでしょう。
スムーズに仕事を進めるには意味が伝わっているかがカギです。

コミュニケーションには相手が存在する

言ってあるのにわかってない!と怒りたくなる。
しかし、相手が受け取れる状態なのかどうかを確認することは肝心です。
上司も仕事をしています。常に部下の話を聞く態勢とは限りません。
部下や同僚が相手でも手が離せない作業をしているかもしれません。
新人には理解するのが難しい話かもしれません。
緊急案件は別として、自分のペースのみで相手の状況を考えないことは本当に伝えようとしていないように見えます。

また、わかりやすく話を整理することも重要です。いわゆる5W1Hです。
特に相談のときには話が複雑になりがちなので気を付けたいところです。

「そんなこと自分はできているよ」という方も部下に対して自分はどうか考えてみてください。
部下の話を聞く時間を十分に取っているでしょうか。
部下が言おうとすることを先読みして、言いだしにくいようにしてしまっていませんか。
コミュニケーションの責任は自分と相手は50:50です。

できる人はさらに人を観察している

報告の受け方を見ていても人によりスタイルがあることにお気づきでしょうか。

口頭で対話を望む人、
結果だけ簡潔に求める人、
書面や詳細なデータを求める人...。

あなたの上司はどのタイプでしょうか。
"できる人"は相手がどのタイプかを察知し柔軟に手段を変えて、コミュニケーションをスムーズにしています。
上司だけでなく部下、同僚に対しても同様の手段を行っているでしょう。

社内の人間にそこまで気を遣わねばならないのか?と反論があるかもしれません。
しかし、顧客に対してならば相手によって接し方を変えるでしょう。
ということは社内でもできるはず。
人としてのコミュニケーションは社内・社外を問うものではないと考えます。

報連相に関する視点のひとつ「相手や環境を考える」を考察してみましたが、ちょっと相手を観察するだけで仕事の進み具合がスムーズになるということです。

Tosimitu Nagusa

Column
Profile

1964年生まれ(大阪府出身):産業機械メーカーにて営業職として1,000以上の現場に携わる。15年間の勤務中に駐在所所長、支店長代行を経験。2003年に独立し、社会保険労務士開業登録。以降、製造業や商社、サービス業など幅広い分野を関与先とし、社会保険労務士業・人事コンサルタント業(労務問題、就業規則策定、人事評価制度の見直し、企業内研修等)で活動中。企業人としての経験から、労務管理による組織の信頼関係の構築、目標を達成できる組織づくりへの支援を目指す。講演/執筆等多数。